Metodika byla zpracována na standardních formulářích:

• for_dot­_v1 ,
• for_dot_v2 a
• for_vyuctovani­_dotace_na_ak­ci,

které zpracovalo a vydalo ústředí Junáka.

Kompletní metodické materiály k účetnictví a hospodaření naleznete zde.

Nejen pro revizory zde upozorňujeme na chyby, které se často vyskytovaly ve vyúčtování provozních dotací ve formuláři for_dot_v2 a for_vyuctovani­_dotace_na_ak­ci v minulém období:

• nelze dotovat potraviny (s výjimkou akcí na formuláři pro vyúčtování akce)
• nelze dotovat dárky, odměny a ceny pro děti
• účel použití musí být rozepsán, nestačí tedy napsat:„materiál“ (musí být rozepsán na jednotlivé pol. – psací potřeby, barvy, papíry apod.)
• „potřeby“ (je nutná specifikace, o jaké potřeby se jedná – např. výtvarné potřeby)
• „drobný majetek“ (musí být rozepsán – židle, stany, nože, sekyrky apod.)
• název obchodu, např. „Makro“, „Tesco“, „OBI“, ale je nutné vypsat konkrétní vybavení, které jste z dotací financovali. (např. stůl, knihy, nášivky apod.)
• nikdy nezapisujte do formuláře for_dot_V2 slovo „záloha“
• u energie, vody, plynu do příslušného řádku formuláře for_dot_V2 prověřte o jaké období spotřeby se jedná (jde o preventivní krok, aby nedošlo k dotování přesahu spotřeby do nového nebo ze starého roku)

Ad spotřeba energie, vody, plynu – pokud svoji spotřebu energie, vody nebo plynu hradíte z dotačních prostředků (kraje) na provoz organizačních jednotek, nezapomeňte, že:
dotovat lze pouze ty položky nákladů (výdajů), které byly v daném kalendářním roce uhrazeny a zúčtovány, dotovat lze pouze ty položky, které se věcně vztahují k danému kalendářnímu roku (tedy jsou spotřebou za daný rok. U energií zvláště dochází k vyúčtování za část starého a část nového roku, neboť úhrada energie, plynu, vody ad. probíhá většinou zálohově, tedy OJ nezná většinou skutečnou spotřebu ke dni vyúčtování, proto nutno rozlišit, jestli účtujete v jednoduchém, nebo podvojném účetnictví:

• Jednoduché účetnictví
• Veškeré zálohy jsou účtovány do výdajů (zároveň do knihy pohledávek a závazků) a je možné tyto položky dotovat. Vzhledem k tomu, že v praxi mnohdy neznáme konečnou výši spotřeby ke dni vyúčtování, je vhodné zapisovat do formuláře for_dot_V2 pouze část zaplacených záloh, u které máme jistotu, že jsme je skutečně spotřebovali (nehrozí vratka kvůli nižší spotřebě). Pokud by k vratce v dalším období došlo, nastal by problém, neboť byste dotovali něco, co jste ani nezaplatili, co není náklad (výdaj), a tudíž byste neoprávněně čerpali provozní dotaci.
• Podvojné účetnictví
• Zálohy energií se neúčtují do nákladů, nýbrž na pohledávkové účty. Ke konci roku je třeba provést odhad spotřeby a účtovat o dohadných položkách. I přes odlišnost účtování platí, že dotovat je možné jen ty náklady, které byly zaplaceny.

A na co by ještě revizoři neměli zapomenout? Na formulářích napsat vyjádření. Nestačí „souhlasí“, neboť to je zavádějící pojem. Je vhodnější napsat, jestli byla dotace použita v souladu s dotační vyhláškou ústředí, nebo KRJ MSK 2010, či nikoliv.

PS.: Termín pro zaslání vyúčtování na okres a na adresu účetní a PORJ byl stanoven 25.11.2010. Originál formulářů k vyúčtování s podpisy statutárního orgánu a potvrzením revizní komise je nutné zaslat „Junák – svaz skautů a skautek ČR, Senovážné nám. 24, 116 47 Praha 1“.